Tři tisíce korun ušetřily firmě stovky hodin ročně

Na stolech stohy papírů, čtyři unavení lidé, tři dny pekla. Fakturační maraton v roce 2013. Každý první den v měsíci jsme ručně vystavovali asi 300 faktur. Otročina, která zabrala 3-4 dny práce.

Vystavování faktur ručně po staru

Krok č. 1: Export a tisk podkladů pro fakturaci

Začínalo to vždy stejně - z výdejního terminálu jsme nejprve vyexportovali výpisy zboží, které si zákazníci odebrali. Export v našem podání znamenal nejprve převod do formátu PDF, které bylo uloženo do složky k odeslání, a následně tisk.

Krok č. 2: Vystavení faktury

Tento vytištěný výpis dostala na stůl účetní, která ručně vystavila fakturu. Aby se nemusely přepisovat jednotlivé položky, nahradila to textem: “Fakturujeme Vám dle přílohy…”

Následně fakturu převedla do PDF, uložila ji do složky k odeslání, vytiskla, přišpendlila k ní vytištěný výpis a oba dokumenty založila do šanonu.

Krok č. 3: Rozeslání faktury

Posledním krokem bylo rozeslání faktur i s výpisy. Ve čtyřech jsme seděli u počítačů a průběžně jsme ty soubory rozesílali. Znamenalo to vytvořit nový e-mail (naštěstí jsme nemuseli přepisovat text) a přiložit k němu dvě přílohy - fakturu a výpis.

Vlastně jsme měli štěstí, že už tehdy byl klient se zákazníky dohodnutý, že souhlasí s elektronickou fakturací. Odpadlo tak balení faktur do obálek a zasílání Českou poštou.

Pak přišla změna

Během jednoho individuálního školení nabídl programátor účetního softwaru řešení. Pokud dokážete vyexportovat výpis do Excelu, vytvoříme z něj XML soubor a ten naimportujeme do účetního programu.

Stačilo jen, aby programátor přidal převodový můstek. Místo ručního přepisování položek se data přenesla sama během pár sekund. Zázrak za tři tisíce korun. Relativně malé náklady, které se již mnohokrát vrátily.

Jak klient fakturuje nyní?

To, co nám původně trvalo čtyři dny ve čtyřech, je schopna jedna účetní udělat během 3 hodin (počítáno od exportu po rozeslání).

Výhody řešení

1. Snížily jsme mzdové náklady.
2. Zrychlili proces rozesílání faktur.
3. Tím se zlepšilo i cash flow, protože někteří zákazníci platí ihned po obdržení faktury.
4. Eliminovali jsme chybovost. Dříve se stávalo, že
   a.) se nesprávnému zákazníkovi odeslal nesprávný soubor,
   b.) nebo byl v adresáři vybrán nesprávný odběratel, než podle přílohy měl být.
5. Výpisy jsou přehledně obsaženy přímo ve faktuře. U zákazníků s větším množstvím odebraného zboží je exportován samostatný výpis z výdejního terminálu.

Nevýhody řešení

Když odmyslíme skutečnost, že všechny adresáře musí obsahovat striktní zápis údajů o odběrateli, žádné zásadní problémy s využíváním převodového můstku nevznikly.

Za více než 10 let se jen dvakrát objevil problém v komunikaci mezi převodovým můstkem a účetním softwarem. Důvodem byla aktualizace operačního systému, po kterém byl nesprávně načítán XML soubor. Jinak jede můstek bezchybně.

Proč vám to píšu?

Tenkrát jsme si říkali, že to je malý krok pro účetní, ale velký skok pro naši firmu. A dnes? Digitalizace už není luxus, ale nutnost.

Od roku 2013 se objevila spousta nových trendů při zpracování účetnictví, které jednoznačně ulehčují práci.

Není to jen automatizované načítání bankovních výpisů a příprava souboru s platbami, které lze na jedno kliknutí naimportovat do elektronického bankovnictví. Moderní nástroje usnadňují i oběh a schvalování účetních dokladů.

Účetní tak dnes nemusí otrocky přepisovat tištěné doklady a mohou tak stihnout více práce za stejný, nebo i kratší čas.

Nemusíte být fanouškem digitalizace, ale někdy si stačí položit otázku, jestli by to nešlo dělat jednodušeji a řešení je na cestě.

Podejte si přihlášku na Sting

Na Stingu učíme, že účetnictví nemusí být dřina. Zprostředkováváme studentům i inspirativní přednášky odborníků z praxe a odborné praxe. Studenti specializace Účetnictví navíc mají předmět Digitalizace účetnictví, který rozšiřuje jejich znalosti a povědomí o moderních trendech a nástrojích. 

Přihlaste se a uvidíte sami.

Pavel Semerád
prorektor pro vzdělávací činnost na Vysoké škole Sting

A pokud už máte studium za sebou a chcete, se aktualizovat v moderních účetních a daňových trendech a při vedení lidí, přihlaste se ke studiu našeho MBA programu.