Investícia 3 000 korún ušetrila firme stovky hodín ročne

Na stoloch kopy papierov, štyria unavení ľudia, tri dni pekla. Fakturačný maratón v roku 2013. V prvý deň každého mesiaca sme ručne vystavovali približne 300 faktúr. Bola to úmorná práca, ktorá nám zabrala 3 až 4 dni.

Vystavovanie faktúr ručne po starom

Krok č. 1: Export a tlač podkladov pre fakturáciu

Začínalo to vždy rovnako – z výdajného terminálu sme najskôr vyexportovali výpisy tovaru, ktorý si zákazníci odobrali. Export v našom podaní znamenal najprv prevod do formátu PDF, uloženie do priečinka na odoslanie a následne tlač.

Krok č. 2: Vystavenie faktúry

Vytlačený výpis dostala na stôl účtovníčka, ktorá ručne vystavila faktúru. Aby nemusela prepisovať jednotlivé položky, nahradila ich textom: „Fakturujeme Vám podľa prílohy…“

Následne faktúru previedla do PDF, uložila ju do priečinka na odoslanie, vytlačila, priložila k nej vytlačený výpis a oba dokumenty založila do šanónu.

Krok č. 3: Rozoslanie faktúr

Posledným krokom bolo rozoslanie faktúr spolu s výpismi. Štyria sme sedeli pri počítačoch a priebežne sme súbory odosielali. Znamenalo to vytvoriť nový e-mail (našťastie sme nemuseli zakaždým prepisovať text) a priložiť k nemu dve prílohy – faktúru a výpis.

Vlastne sme mali šťastie, že už vtedy bol klient so zákazníkmi dohodnutý na elektronickej fakturácii. Odpadlo tak balenie faktúr do obálok a ich posielanie Českou poštou.

Potom prišla zmena

Počas jedného individuálneho školenia ponúkol programátor účtovného softvéru riešenie. Ak dokážeme vyexportovať výpis do Excelu, vytvoríme z neho XML súbor a ten následne importujeme do účtovného programu.

Stačilo, aby programátor doplnil prevodový mostík. Namiesto ručného prepisovania položiek sa údaje preniesli automaticky počas niekoľkých sekúnd. Zázrak za tri tisíce korún. Relatívne malá investícia, ktorá sa už mnohokrát vrátila.

Ako klient fakturuje dnes?

To, čo nám pôvodne trvalo štyrom ľuďom štyri dni, zvládne dnes jedna účtovníčka za 3 hodiny (od exportu až po odoslanie faktúr).

Výhody riešenia

• Znížili sme mzdové náklady.
• Urýchlili sme proces rozosielania faktúr.
• Zlepšilo sa aj cash flow, pretože niektorí zákazníci platia ihneď po prijatí faktúry.
• Eliminovali sme chybovosť. Predtým sa stávalo, že:
  • nesprávnemu zákazníkovi bol odoslaný nesprávny súbor,
  • alebo bol v adresári vybraný nesprávny odberateľ oproti tomu, ktorý mal byť podľa prílohy.
• Výpisy sú prehľadne obsiahnuté priamo vo faktúre. Pri zákazníkoch s väčším množstvom odobratého tovaru sa exportuje samostatný výpis z výdajného terminálu.

Nevýhody riešenia

Ak odhliadneme od skutočnosti, že všetky adresáre musia obsahovať presne zapísané údaje o odberateľoch, nevyskytli sa pri využívaní prevodového mostíka žiadne zásadné problémy.

Za viac ako 10 rokov sa iba dvakrát objavil problém v komunikácii medzi prevodovým mostíkom a účtovným softvérom. Dôvodom bola aktualizácia operačného systému, po ktorej sa nesprávne načítaval XML súbor. Inak funguje mostík bezchybne.

Prečo vám to píšem?

Vtedy sme si hovorili, že je to malý krok pre účtovníka, ale veľký skok pre našu firmu. A dnes? Digitalizácia už nie je luxus, ale nevyhnutnosť.

Od roku 2013 vzniklo množstvo nových trendov v spracovaní účtovníctva, ktoré jednoznačne uľahčujú prácu.

Nejde len o automatizované načítanie bankových výpisov a prípravu súborov s platbami, ktoré možno jedným kliknutím importovať do elektronického bankovníctva. Moderné nástroje uľahčujú aj obeh a schvaľovanie účtovných dokladov.

Účtovníci dnes nemusia otrocky prepisovať vytlačené doklady a môžu tak zvládnuť viac práce za rovnaký alebo kratší čas.

Nemusíte byť fanúšikom digitalizácie, ale niekedy stačí položiť si otázku, či by sa niečo nedalo robiť jednoduchšie. A riešenie sa často objaví.

Podajte si prihlášku na Sting

Na Stingu učíme, že účtovníctvo nemusí byť drina. Študentom sprostredkúvame inšpiratívne prednášky odborníkov z praxe aj odbornú prax. Študenti špecializácie Účtovníctvo navyše absolvujú predmet Digitalizácia účtovníctva, ktorý rozširuje ich znalosti o moderných trendoch a nástrojoch.

Prihláste sa a presvedčte sa sami.

Pavel Semerád
prorektor pre vzdelávaciu činnosť na Vysokej škole Sting

Ak už máte štúdium za sebou a chcete si aktualizovať znalosti moderných účtovných a daňových trendov či vedenia ľudí, prihláste sa na štúdium nášho MBA programu.